Tous les professionnels peuvent oublier d’émettre une facture pour une prestation effectuée. Or, l’oubli de facturation peut avoir de lourdes conséquences, comme des impayés ou l'application d'amendes, notamment si cette erreur se répète plusieurs fois. Découvrez comment réagir en cas d’oubli de facturation et comment l’éviter.
Sommaire
À partir de quel montant une facture est-elle obligatoire ?
Vous devez obligatoirement faire une facture à votre client lorsque celui-ci est un professionnel. Il n’y a aucun montant minimum de facturation dans ce cas.
En revanche, émettre une facture est obligatoire dans seulement quatre cas si votre client est un particulier. À savoir lorsque :
- votre client vous réclame la facture ;
- vous réalisez une vente à distance :
- vous effectuez une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
- vous réalisez une prestation de services dont le montant est supérieur à 25 euros toutes taxes comprises (TTC).
Comment faire en cas d’oubli d’une facture ?
Les oublis de facturation par un prestataire ne sont pas rares, notamment quand il n’a pas d’outils de gestion permettant de suivre les prestations réalisées et leur facturation. C'est également le cas quand deux entités distinctes effectuent les prestations et la facturation (par exemple le prestataire et le comptable).
Par ailleurs, vous mettrez généralement du temps avant de vous rendre compte de l’oubli. Vous découvrirez cet oubli lors d’opérations comptables ou lors du pointage des opérations réalisées.
Malheureusement, vous n’êtes pas au bout de vos peines une fois l’oubli de facturation détecté. Vous allez devoir commencer par créer la facture et l’envoyer à votre client pour essayer d’obtenir le règlement de la facture.
Toutefois, vous risquez de faire face à un impayé lorsque le délai de prescription de la facture a été atteint. En effet, le client n'est alors plus légalement contraint de payer la facture. Il peut néanmoins décider de payer volontairement la facture émise en cas de délai dépassé.
En cas de retard dans l'émission d'une facture, votre client pourra vous demander une preuve que la prestation a été effectuée et/ou du non-paiement.
L'oubli de facturation a aussi un impact sur l'exercice comptable de votre client. Celui-ci devra comptabiliser une facture non parvenue. Quant à votre entreprise, elle devra comptabiliser une facture à établir.
Quels sont les risques en cas d’absence de facture ?
Le non-paiement de la facture est le premier risque auquel vous vous exposez en cas d’oubli de facturation.
L’entreprise, quant à elle, risque d'autres sanctions comme une amende de 375 000 euros pour le non-respect des règles de la facturation. Elle peut également être exclue des marchés publics.
Par ailleurs, le gérant est considéré responsable pénalement en cas de manquement aux mentions obligatoires (par exemple oubli du numéro de la facture) devant être présentes sur une facture. Le gérant risque une amende de 75 000 euros.
De plus, la déduction de la TVA peut être remise en question puisque la facture ne mentionne ni le taux de la TVA ni le montant de la TVA en cas de paiement de la prestation sans facturation.
Enfin, vous risquez une amende de 15 euros par mention manquante en cas d’omission ou de facture inexacte. Cette amende est plafonnée à un quart du montant de la facture. Toutefois, l’amende est de 50 % des sommes non facturées en cas de défaut de facturation.
Attention, vous risquez des sanctions supplémentaires en cas de paiement de la prestation sans émission de la facture. En effet, vous ne pourrez pas prouver la réalité de la prestation sans la facture en cas de contrôle de la part de l'administration fiscale.
Qu'est-ce que la prescription d’une facture ?
Le délai de prescription des factures est la période durant laquelle vous avez le droit de réclamer le paiement de votre facture en justice. Il existe deux prescriptions différentes :
- la prescription commerciale ;
- la prescription civile.
De plus, il est important de connaître le point de départ du délai de prescription.
La prescription commerciale
Conformément à l'article L110-4 du Code de commerce, la prescription commerciale concerne les relations entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants. Les non-commerçants sont tous les autres professionnels.
La prescription commerciale ne concerne que les opérations réalisées dans le cadre de leur activité.
Elle intervient donc pour les factures émises entre deux professionnels.
Le délai de prescription est de cinq ans.
La prescription civile
La prescription civile intervient dans les relations entre un professionnel et un consommateur ou entre deux non-professionnels. Par exemple, il peut s’agir d’une facture remise à un particulier.
Le délai de prescription est de cinq ans sauf en présence d’un consommateur. Dans ce dernier cas, le délai de prescription est réduit à deux ans.
Le point de départ du délai de prescription
La Cour de cassation a jugé dans un arrêt du 26 février 2020 que le point de départ de la prescription d’une action en paiement commençait à compter de l’achèvement des prestations.
Par ailleurs, le point de départ de la prescription est fixé au jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer conformément à l’article 2224 du Code civil.
Or, en tant que prestataire, vous avez connaissance du montant à facturer dès la réalisation de votre prestation. C’est donc votre responsabilité d’émettre une facture dans les temps pour obtenir le règlement.
Ainsi, le délai de prescription peut vite être atteint en cas d’oubli de facturation. En effet, vous allez généralement commencer par envoyer votre facture oubliée. Ensuite, vous enverrez diverses relances en cas de non-paiement.
De ce fait, vous risquez de ne plus être dans le délai de prescription de la facture surtout si vous pensez que celui-ci a débuté lors de la facturation.
Attention, vous pouvez être tenté d’antidater la facture pour effacer votre oubli de facturation, mais cette pratique est interdite. Par ailleurs, vous êtes tenu de créer des factures en suivant une numérotation ayant une séquence chronologique et sans interruption.
En revanche, le point de départ du délai de prescription prend en compte les modalités de paiement et les délais accordés en présence d’une facture effectuée en temps et en heure.
Comment éviter les oublis de facturation ?
Un oubli de facturation entraîne généralement un retard de paiement ou un impayé.
Par ailleurs, vous devrez compter sur la bonne foi et la compréhension de votre client en cas de facturation tardive, c'est-à-dire lorsque l’oubli est découvert de nombreux mois ou années plus tard.
La meilleure solution pour éviter les oublis de facturation est d’opter pour un logiciel permettant de faire le lien entre vos activités, votre facturation et votre comptabilité. Vous pourrez ainsi générer automatiquement vos factures en fonction des prestations intégrées dans le logiciel.
Legalstart vous propose un logiciel de facturation intégré à votre compte professionnel. Celui-ci vous permet de gérer votre facturation et le suivi de vos paiements. Ainsi, vous pourrez :
- visualiser facilement une facture oubliée ;
- réagir plus vite en cas d’impayés.
Legalstart s’engage également à vous proposer un outil de facturation et de gestion 100 % conforme aux exigences de la facturation électronique. Préparez-vous sereinement et assurez-vous d’être en règle dans les temps.